24 Juin L’externalisation : la nouvelle tendance des entreprises !
L’externalisation ou “outsourcing” désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une organisation (entreprise ou administration) vers un prestataire externe spécialisé. (Voir notre offre)
Professionnalisation d’une fonction sans pour autant embaucher
Souplesse et flexibilité dans votre organisation
Réponse ciblée et sur mesure pour répondre à vos besoins
Une expertise reconnue sur tous ces thèmes : les avantages de l’externalisation sont multiples.
Retour sur ce concept anglo-saxon en vogue dans les entreprises françaises
La France : deuxième marché européen de l’externalisation
Encore inexistant en France il y a 25 ans, le marché de l’externalisation est en développement exponentiel. “L’outsourcing” est massivement pratiqué chez nos voisins anglo-saxons et a désormais conquis le marché français.
En effet, selon une étude de l’Observatoire Cegos, les entreprises en France l’utilisent pour 82 % d’entre elles au moins pour une fonction de leur activité économique. Toujours selon le même observatoire, 80 % des dirigeants interrogés des TPE et PME envisagent d’accroître leur externalisation au cours des trois prochaines années. Et pour cause, selon le Cabinet Datamark Incorporated, l’externalisation de certains processus représenterait une réduction des dépenses de 33% sur trois ans.
De plus, 80% les externalisations pratiquées par les entreprises françaises sont confiées à des entrepreneurs de l’hexagone ! Une bonne nouvelle pour l’économie française.
Les différentes formes d’externalisation
- Les achats sur catalogue : Lorsqu’un client commande des produits spécifiques sur un catalogue à un sous-traitant. Ces achats correspondent généralement à des besoins ponctuels. Il n’existe donc aucune liberté d’action pour le sous-traitant. Ce dernier est tenu de se conformer à la commande de son client.
- La sous-traitance : Elle consiste à ce qu’une entreprise donneuse d’ordre confie à une autre structure (sous-traitante) l’exécution d’un contrat d’entreprise signé avec le maître d’ouvrage. Les travaux effectués par le sous-traitant sont sous la responsabilité du maître d’œuvre. Le sous-traitant est également en mesure de sous-traiter mais doit se conformer formellement aux directives et aux spécifications techniques
- La sous-traitance de capacité : Elle est utilisée pour faire face à un surcroît d’activité et permet à une entreprise d’augmenter ses capacités de production. Dans ce cas précis, une entreprise sous traitante réalise totalement ou partiellement la production
- La sous-traitance de spécialité : cette procédure est souvent utilisée. Elle permet à une entreprise de faire appel à une structure aux compétences spécifiques sur des problématiques non maîtrisées.
- L’impartition : le sous-traitant réalise des tâches qui ne génèrent pas de chiffre d’affaires (accueil, secrétariat…). Dans ce cas-ci, l’entreprise donneuse d’ordre exerce un contrôle absolu sur le déroulement des opérations
Les avantages de l’externalisation
Source : Ernst & Young, Baromètre de l’Outsourcing – entreprises.gouv.fr
Les avantages attendus de l’externalisation sont assez nombreux (% de citations spontanées):
- Le coût et l’efficacité (54%)
- La qualité et les compétences (48%)
- La souplesse et la simplicité (46%)
- Un mode d’organisation (16%)
- Autres avantages (8%)
Bien préparer votre externalisation : les 3 étapes clés de réussite
Source : archive.gouv.fr
Première étape : L’élaboration d’un Plan Stratégique
Pour identifier les processus de création de valeur, il est utile de connaître toutes les fonctions de votre entreprise. On retrouve ainsi trois types de fonctions :
- Les fonctions stratégiques (indispensables) et non stratégiques (mais profitable à l’entreprise)
- Les fonctions dites à valeurs négatives. Pour ces dernières, plusieurs solutions envisageables : opérer une réorganisation interne, sous-traiter, filialiser ou externaliser.
Dans le cas de l’externalisation, l’entreprise devra prendre en compte les économies d’échelle, mesurer la valeur exacte des compétences internes par rapport à la concurrence et au marché et identifier clairement les risques de prise de contrôle externe. S’en suivra la publication d’un “mémorandum d’informations” qui contiendra toutes les données générales de l’entreprise (techniques, financières, relatives au personnel…)
Deuxième étape : La sélection du prestataire
Pour cela, une sélection d’une dizaine d’entreprises potentielles est recommandée. Une analyse poussée sera à réaliser suivant les critères suivants :
- Qualité des équipes : vérification des compétences des personnes en charge du projet. La dimension humaine est également très importante.
- Démarche outil : dans le cadre d’une externalisation de moyens informatiques, il faut vérifier que la solution informatique est viable, cohérente et pérenne.
- La méthodologie projet
- La réputation
- Les tarifs : énoncés explicitement sur le devis et justifiés
- Le suivi dans le temps : il s’agit de bâtir un partenariat à long terme sur une relation de confiance réciproque
- La réactivité : la capacité d’anticipation du besoin au-delà de l’offre standard
Troisième étape : La rédaction du contrat
Probablement l’étape la plus importante et qui doit être réalisée avec le plus grand soin. A cet égard, le contrat doit contenir les informations suivantes :
- Les sanctions appliquées en cas de non-respect des engagements
- Au contenu de la prestation proposée
- Au rythme du transfert
- Aux performances attendues
- La confidentialité
- Les données
- Les responsabilités des deux parties
- Les conditions de rémunération du prestataire
- Le transfert du personnel chargé de la fonction à externaliser chez le prestataire (pour certains contrats spécifiques)
L’externalisation, qui concernait à l’origine les services d’appui ponctuels et secondaires, gagne désormais des fonctions clés, des entreprises se déchargeant de segments entiers de leur chaîne de valeur
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